أولاً: مبادئ متعلقة بالتخطيط لإدارة الوقت:
معظم الناس يضيّعون أوقاتهم في أمور كثيرة غير مهمة، مما يجعلهم يتساءلون عن عدم كفاية الوقت لإنجاز المهام. ولعل الاحتفاظ بمذكرة مواعيد لتدوين الأعمال اليومية والأنشطة أو المهام المطلوبة، تعتبر من الأولويات المهمة في إدارة الوقت. وفيما يلي بعض الأدوات التي تساعد على تحقيق ذلك:
• مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت يتخذ شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية مع أوقاتها، وينبغي تقسيم الأوقات ضمن اليوم الواحد إلى فترات، كل فترة يمكن أن تكون ساعة، وقد تكون أقل أو أكثر حسب المهام، إلا أنّه لا بد من وجود جدولٍ أساسي ورئيسي توزع عليه ساعات اليوم، وفيما بينها نقاط وفواصل لكل (15 دقيقة).
وعند القيام بالتحليل تجد أن وقتاً كبيراً قد ضاع منك، أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة بديلة.
• مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء كل يوم، أو قبل ابتداء اليوم التالي، بحيث يتلاءم التخطيط مع الأهداف قصيرة المدى، ومع المهمات المراد تنفيذها. وعند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات ودرجة الأهمية لكل مهمة أو عمل ما يُراد إنجازه.
• مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
بعد كتابة الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، لا بد من ترتيبها حسب أولويتها.. وهناك بعض الطرق لتحديد الأولويات مثل:
1. لا تكون الأمور أحيانًا ضرورية ومهمة كما تبدو ظاهرياً.
2. تصنف الأعمال حسب ضرورتها باستخدام مقياس يتدرج من "مستعجل جدًا" إلى "غير مستعجل"، ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من "مهم جدًا" إلى "مهم".
3. تحديد الأعمال التي يمكن أن يساعد الآخرون في تنفيذها، وكذلك الأعمال التي لا يمكن أن يساعدك فيها أحد.
4. أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن أن يقوم بها الآخرون نيابة عنك، وهي مستعجلة وضرورية، وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
• مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ بعين الاعتبار عند التخطيط للوقت، فالفرد الذي يخطط لملء كل دقيقة من يومه، سيجد أن عدم المرونة في الجدول تجعله غير قادر على الالتزام به. إن أي شخص يقوم بتنفيذ جدول يشكل أكثر من نصف يومه (أي أكثر من 12 ساعة يومياً) قد يكون مبالغاً في تخطيطه. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت الفرد يقضيه في التعامل مع الأمور أو القضايا الطارئة، أو تنفيذ مهام ومتطلبات غير متوقعة، أو أعمال روتينية ليس لها علاقة بالعمل.
ثانياً: مبادئ متعلقة بالتنظيم:
مبدأ التفويض أو المساعدة:
تبدأ عملية تحديد الأولويات وترتيبها في الخطة اليومية بأن يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن أن يساعدك الآخرون فيها، بالتالي سيتوافر لك وقتٌ حرٌ تستطيع خلاله أن تقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيرك القيام بها نيابة عنك.
مبدأ تقسيم العمل:
كل الأعمال المتشابهة يمكن أن تجمع معاً في وقت واحد من أوقات خطة العمل اليومية، إذا كان بالإمكان تنفيذها مجتمعة أو متتالية.
مبدأ التحكم في المعوقات:
من الضروري لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها، بحيث تقلل عدد المقاطعات غير الضرورية ومدّتها، حيث تتحسن فعالية استخدام الوقت كلما انخفضت هذه المقاطعات.
مبدأ تقليص الأعمال الروتينية:
لن يستطيع أي إنسان أن يخلّص نفسه من الأعمال الروتينية تماماً، لكن ينبغي الحدّ منها أو تخصيص وقت قليل لها، إلا أن هناك أعمالاً روتينية يومية ثابتة ومحددة وتحتاج إلى الوقت اللازم لها لأنها مهمة وضرورية.
ثالثاً: مبادئ متعلقة بالرقابة
مبدأ مراجعة تنفيذ الخطة ومتابعة استمرارية تنفيذها:
إن تنفيذ الخطة أمر ضروري، إذ لا يمكن إنجاز العمل أو المهام إلا إذا كان هناك خطة تحدد النتائج المتوقعة ومقارنتها بما يتم إنجازه بعد التنفيذ، ولا بد من متابعة تنفيذ جدول الخطة خطوة بخطوة، والعمل على تعديل جدول الخطة إذا لزم الأمر بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة.
مبدأ إعادة تحليل الخطة وإجراء التعديلات اللازمة:
ينبغي إعادة تحليل توزيع الأوقات الزمنية في الخطة وكيفية استخدامها وتوظيفها على الأقل مرة كل شهر، ثم مرة كل عدة أشهر، وذلك لتفادي العودة للعادات السيئة في إدارة الوقت، ويجب إعادة تعديل مضمون الخطة أيضاً كل شهر أو كل عدة أشهر، بحسب ما يطرأ من متطلبات مستجدة في حياة الفرد.
